Focus Nordic välittää yksityisyydestäsi ja haluaa, että tunnet olosi turvalliseksi siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. EU:n ja ETA:n tietosuoja-asetuksella, joka tuli voimaan 25.toukokuuta 2018, on myönteisiä vaikutuksia yksityisyyteesi. Tietosuojakäytäntömme selventää, miten käsittelemme henkilötietoja ja miten tietoja suojataan vastuullisesti, turvallisesti ja oikein lakien ja määräysten mukaisesti. Näytämme myös, mitä henkilökohtaisia oikeuksia yksilönä sinulla on meitä kohtaan ja miten voit käyttää näitä oikeuksia 25.toukokuuta 2018 alkaen.
Olemme aina käsitelleet henkilötietojasi huolellisesti ja tallentaneet ne turvallisesti tietokantoihimme. GDPR antaa sinulle kuitenkin mahdollisuuden vaikuttaa siihen, miten käsittelemme tietojasi. Lue lisää tietosuojakäytännöstämme tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaan osoitteessa [email protected].
Yleistä tietoa
Focus Nordic AB (jäljempänä ”Focus Nordic” tai ”me”) kohtelee jokaisen henkilön tietosuojaa hyvin vakavasti, jotta sinä asiakkaana ja vierailijana alustoillamme voit tuntea olosi turvalliseksi henkilötietojen käsittelymme suhteen. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, kuinka keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi käydessäsi verkkosivustollamme, ostaessasi tuotteita tai ollessa muutoin yhteydessä meihin. Selosteessa kerrotaan myös yksilön oikeudet ja kuinka voit käyttää niitä. Seloste on tarkoitettu nykyisille ja tuleville asiakkaille, työnhakijoille ja alustojemme vierailijoille – ja se on laadittu EU:n/ETA:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystämme, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa [email protected].
Henkilötietojen käsittely
Mitä ovat henkilötiedot?
Termillä henkilötiedot viitataan kaikkiin henkilökohtaisiin tietoihin, joilla voi suoraan (tai muihin tietoihin yhdistettynä epäsuoraan) tunnistaa luonnollisen henkilön. Niihin kuuluu esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja kotiosoite.
Kuka on vastuussa keräämistämme henkilötiedoista?
Me, Focus Nordic AB (Y-tunnus 556507-4985), olemme vastuussa kaikista keräämistämme ja käsittelemistämme henkilötiedoista ja on meidän vastuullamme varmistaa keräämisen ja käsittelyn noudattavan soveltuvaa lainsäädäntöä.
Kuinka käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme kaikki kerätyt tiedot vastuullisesti, turvallisesti ja asiallisesti, jotta sinä voit tuntea olosi turvalliseksi vieraillessasi sivustollamme ja ostaessasi meiltä. Focus Nordic on rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että meillä on vastuu varmistaa tietojen turvallinen käsittely lainkäyttöalueen soveltuvien lakien ja säädösten mukaisesti.
Kerättyjen tietojen tyypistä riippumatta ne käsitellään yhdenmukaisesti, järjestetään ja säilötään johonkin tietokannoistamme. Tietoja saatetaan käsitellä lisää ja siirtää tietokannasta toiseen, mutta niitä kohdellaan samalla vastuullisella, turvallisella ja asiallisella tavalla säilytyspaikasta riippumatta.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?
Yleissääntönä Focus Nordic säilyttää ja käsittelee henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tai niin kauan kuin soveltuva lainsäädäntö velvoittaa. Säilytysajan mahdollinen pituus riippuu tietojen säilytyksen ja käsittelyn tarkoituksesta. Riitatapauksessa tai mahdollisesti tapahtunutta rikosta epäiltäessä tietoja saatetaan säilyttää kauemmin vaateiden tekemistä ja vahvistamista sekä niiltä suojautumista varten.
Asiakastilit ja tilausten käsittely
Käsittelemme tuotteiden myyntiin liittyviä henkilötietoja käsitelläksemme tilauksia ja toimituksia sekä vahvistaaksemme takuita. Mikäli emme saa tietoja tai suostumusta säilyttää ja käsitellä tietoja, emme voi käsitellä tilausta. Asiakkaana ostosi siis hylätään, eli ostaaksesi meiltä sinun on hyväksyttävä ehtomme.
Tiettyjen yhteystietojen säilöminen ja käyttö on tarpeen lähettääksemme sinulle tilaustasi koskevia tietoja. Tilaustietoihin kuuluu tarjouksia, tilausvahvistuksia, lähetysilmoituksia ja kaikki laskutukseen ja hyvityksiin liittyvät tiedot ja asiakirjat. Tilauksista saatamme tallentaa seuraavat tiedot:
- Nimi
- Laskutusosoite
- Toimitusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- IP-osoite
Tilaukset ovat aktiivisia tietokannoissamme, kunnes ne on täysin toimitettu, jolloin ne arkistoidaan. Focus Nordic säilyttää arkistoituja tilauksia varmistaakseen toimituksen loppuunviemisen sekä käsitelläkseen mahdolliset palautukset, valitukset ja takuuasiat.
Valitukset ja palveluasiat
Kun Focus Nordic saa tietoja valituksista ja palveluasioista, tarvitsemme pääsyn henkilötietoihin tuottaaksemme palveluitamme. Mikäli asiasta ilmoittava henkilö ei anna suostumustaan tietojensa säilytyksellemme, tiedot poistetaan, kun asia on käsitelty. Mikäli hän antaa suostumuksensa, säilytämme tietoja toistaiseksi tai takuuajan päättymiseen asti. Valituksen tai palveluasian yhteydessä saatamme tallentaa seuraavat tiedot:
- Henkilötunnus
- Nimi
- Laskutusosoite
- Toimitusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- IP-osoite
Kampanjat ja kilpailut
Focus Nordic järjestää erilaisia kampanjoita ja kilpailuita, jotka saattavat kiinnostaa asiakkaitamme, asiakkaidemme asiakkaita ja/tai muita kuluttajia. Näissä tapauksissa säilytämme henkilötietoja kampanjan tai kilpailun päätyttyä täysin Focus Nordicin osalta, minkä jälkeen poistamme kaikki tiedot, jotka eivät ole osa kauppatoimiamme. Katso lisätietoja oikeusperustastamme kohdasta 2.6 Oikeusperusta.
Pyydämme kaikkia antamaan suostumuksensa henkilötietojensa säilytyksellemme tämän ajan, jotta he voivat osallistua näihin kampanjoihin ja kilpailuihin. Kampanjan tai kilpailun yhteydessä saatamme tallentaa seuraavat tiedot:
- Henkilötunnus
- Nimi
- Laskutusosoite
- Toimitusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Pankkitilitiedot
Työnhakijat
Saadessamme yksityishenkilöiltä työhakemuksia säilytämme tietoja niin kauan kuin asia on käsittelyssä. Jos hakemus hylätään, poistamme kaikki tiedot emmekä säilytä mitään missään tietokannoissamme, fyysisesti tai sähköisesti. Tähän saattaa olla poikkeuksia, mikäli hakija pyytää meitä säilyttämään hänen tietonsa tuleviin tarpeisiin. Pyyntöä pidetään suostumuksena hänen tietojensa säilyttämiselle. Jos hakijasta tulee Focus Nordicin työntekijä, siirrämme hänen tietonsa tietokantoihimme. Siellä niiden säilytyksen oikeusperusta on työntekijöiden ja sidoshenkilöiden henkilötietojen säilytys, ja tietoja säilytetään henkilön työsuhteen ajan. Työsuhteen päätyttyä poistamme tiedot, joita emme voi käyttää, lukuun ottamatta tietoja, jotka laki velvoittaa meidät säilyttämään. Työhakemuksen yhteydessä saatamme tallentaa seuraavat tiedot:
- Henkilötunnus
- Nimi
- Kotiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Viestintä
Focus Nordic ylläpitää yhteystietorekisteriä viestien lähettämiseen, esimerkiksi yleiset tiedotukset, julistukset, kampanjat jne. Rekisterissä säilytämme henkilötietoja sekä yksityishenkilöiltä että yhtiöedustajilta. Säilytämme myös tiedon siitä, haluaako kukin henkilö saada meiltä viestejä, mikä ohjaa välistämme viestintää. Mikäli henkilö antaa meille suostumuksen lähettää hänelle tietoja sähköpostitse, teemme niin kunnes hän toisin ilmoittaa. Tähän rekisteriin saatamme tallentaa seuraavia tietoja:
- Nimi
- Toimitusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Sosiaalinen media
Käytämme henkilötietojasi hyödyntäessäsi kolmannen osapuolen sosiaalisten verkostojen toimintoja, kuten tykkäys- ja kommenttitoimintoja Facebookin, Instagramin ja YouTuben kaltaisilla alustoilla, hallinnoidaksemme mainoksia ja asiakaskontakteja sosiaalisessa mediassa. Lisätietoja toiminnoista ja sinulta mahdollisesti saamistamme profiilitiedoista sekä mahdollisuudestasi olla jakamatta näitä tietoja saat lukemalla sosiaalisten verkostojen tietosuojaselosteet.
Oikeusperusta
Oikeudellinen velvoite: Focus Nordicilla on kaikkien yritysten tavoin oikeusperusta tallentaa asiakkaidemme ja itsemme väliset kauppatoimet kirjanpitolainsäädännön ja/tai soveltuvan verolainsäädännön nojalla. Mikäli emme siis saa tarpeellisia tietoja, emme voi täyttää oikeusvelvoitteitamme ja näin ollen emme voi suorittaa osapuolten välisiä kauppatoimia.
Sopimuksen täytäntöönpano / Sopimusvelvoite: Focus Nordicilla on oikeusperusta kerätä ja käsitellä henkilötietoja pannakseen täytäntöön myyntisopimuksia asiakkaiden kanssa, hallinnoidakseen asiakaspalvelua ja valituksia, luodakseen ja hallinnoidakseen asiakastilejä ja järjestääkseen ja hallinnoidakseen kilpailuja.
Oikeutettu etu: Focus Nordicilla on oikeusperusta kerätä ja säilyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, mikäli siihen on oikeutettu etu. Voit vapaasti ottaa meihin yhteyttä riitauttaaksesi tämän edun, missä tapauksessa olemme velvoitettuja lopettamaan.
Kauppatoimistamme saatamme tallentaa seuraavat tiedot:
- Henkilötunnus
- Nimi
- Laskutusosoite
- Toimitusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Saavatko lapset käyttää palveluitamme?
Verkkosivustoamme ja palveluitamme ei ole tarkoitettu alaikäisille lapsille. Emme kerää tietoisesti tietoja, kuten henkilötietoja, lapsilta tai muilta henkilöiltä, keillä ei ole oikeutta käyttää verkkosivustoamme tai palveluitamme. Mikäli saamme tietää ottaneemme mahdollisesti vastaan alaikäisen lapsen tietoja, poistamme ne, ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä. Mikäli uskot meidän keränneen erheellisesti alaikäisen lapsen henkilötietoja, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected].
Henkilötietojen jakaminen
Focus Nordic tekee yhteistyötä useiden kumppaniorganisaatioiden kanssa, joilla on hallittu pääsy tietokantoihimme. Olemme solmineet kaikkien kumppaniorganisaatioiden kanssa sopimuksia, jotka velvoittavat ne varmistamaan yksityisyyden ja tietosuojan, jotka meillä ja niillä on velvollisuus ylläpitää. Jaamme henkilötietoja lähinnä EU:n/ETA:n sisällä, mutta saatamme jakaa henkilötietoja myös alueen ulkopuolelle siinä tapauksessa, että kumppaniorganisaatiomme sijaitsee tai säilöö tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa Focus Nordic on suorittanut kaikki lain vaatimat toimenpiteet henkilötietojen jakamiseksi kumppaniorganisaatioidemme kanssa solmituilla sopimuksilla, jotka varmistavat niiden noudattavan EU:n vakiosopimuslausekkeita. Focus Nordic hallitsee, kenellä kumppaniorganisaatioissamme on pääsy henkilötietoihin, millä varmistetaan tietojen vastuullinen, turvallinen ja asiallinen käsittely. Annamme kumppaniorganisaatioillemme pääsyn tietokantoihimme seuraaviin tarkoituksiin:
- tuki ja vianetsintä
- kehitys
- huolto
- päivitykset ja käyttöönotto
- integraatio tietokantojen välillä
- varmuuskopiopalvelut
- toimitusten hallinta
Omat oikeutesi
Asiakkaana ja vierailijana alustoillamme voit milloin tahansa käyttää oikeuttasi tietää sinusta säilyttämämme henkilötiedot. Annamme sinulle pyynnöstäsi kaikki säilyttämämme sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus oikaista tietoja poistamalla niitä tai ne kaikki tai lisäämällä mahdollisesti puuttuvia tietoja.
Kun pyydät pääsyä tietoihisi perustuen oikeuteesi tietää, sinulla on myös oikeus tietää omiin tietoihisi liittyvät liitännäistiedot. Liitännäistiedot saattavat olla tarkoituksemme henkilötietojesi säilyttämiselle, kenelle on annettu pääsy tietoihisi tai – mikäli et itse antanut tietoja – mikä tietojen alkuperä on.
Voit käyttää näitä oikeuksia milloin tahansa lähettämällä sähköpostia tietosuojavastaavallemme osoitteeseen [email protected].
Mikäli olemme tehneet mielestäsi virheen henkilötietojesi käsittelyssä, voit tehdä valituksen vastaavalle viranomaiselle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi/etusivu
[email protected]
+358 29 56 66700
P.O. Box 800
FI-00531 Helsinki
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Focus Nordicilla on oikeus tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen milloin tahansa ja kuinka usein tahansa. Uusin ja ajantasaisin versio on aina saatavilla osoitteesta http://focusnordic.fi. Olennaisten muutosten tapauksessa ilmoitamme sinulle sähköpostitse niiden luonteen sekä päivämäärän, jolloin uusi versio astuu voimaan.